หน่วยที่ 1

เรื่อง ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมตารางการทำงาน

โปรแกรม Microsoft Excel  เป็นโปรแกรมประเภทตารางงาน หรือโปรแกรม สเปรดชีต(Spreadsheet) นิยมใช้สาหรับเก็บข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลขที่มีปริมาณ เพื่อนำข้อมูลมาวิเคราะห์หรือคำนวณผล สามารถเรียงลำดับข้อมูล หรือเลือกดูเฉพาะข้อมูลที่ต้องการได้ เช่น การทำตารางสอนการทำรายงานผลการเรียนเป็นตารางคะแนน กราฟแสดงผลการ การทำบัญชีรายรับ – รายจ่าย เป็นต้น ด้วยความโดดเด่นของ โปรแกรม Microsoft Excel  ที่สามารถคำนวณและวิเคราะห์ ข้อมูล โดยใช้ฟังก์ชันสูตรคำนวณต่าง ๆ และยังสามารถนาเสนอข้อมูลในรูปแบบของกราฟได้อย่างง่ายด้วย โปรแกรม Microsoft Excel  ถึงแม้จะนิยมใช้ในงานประเภทข้อมูล ตารางข้อมูลแต่บางคนยังใช้โปรแกรม Microsoft Excel  ในงานเอกสารหรือจัดรูปแบบเอกสาร ซึ่งสามารถได้ดีไม่แพ้โปรแกรม Microsoft Word โปรแกรม Microsoft Excel  มีการพัฒนาขีดความสามารถของโปรแกรมให้ดีขึ้น กว่าเวอร์ชั่นเดิม อาทิเช่น การเปลี่ยนริบบอน(Ribbon) ให้มีประสิทธิภาพขึ้น ใส่สูตรฟังก์ชันได้ง่ายกว่าเดิมการจัดรูปแบบอัตโนมัติที่มีให้เลือกอย่างหลากหลาย เป็นต้น

ด้วยความสามารถของโปรแกรม Microsoft Excel พบว่าโปรแกรม Microsoft Excel ยังสามารถนามาประยุกต์สร้างสรรค์เกมการศึกษาอย่างง่าย ซึ่งสามารถช่วยพัฒนาทักษะการใช้โปรแกรมและฝึกทักษะด้านการคิดได้ด้วยเช่นกัน

ความสำคัญของโปรแกรม Microsoft Excel คือ เป็นโปรแกรมที่เหมาะกับงานการคิดคํานวณหลากหลาย และสามารถนําไปประยุกต์ใช้ในการคํานวณต่าง ๆ ได้มากมาย เช่น การฝากหรือการถอนเงิน การกู้เงิน การทําบัญชีและงบการเงิน การวิเคราะห์ทางการเงิน หรือวิจัยตลาด การคํานวณค่าทางสถิติที่ใช้ทําผลงานทางวิชาการ การคํานวณคะแนน หรือการเรียนของนักเรียน นักศึกษา เป็นต้น

คุณสมบัติของโปรแกรม Microsoft Excel

1.    สร้างและแสดงรายงานของข้อมูล ตัวอักษร และตัวเลข โดยมีความสามารถในการ จัดรูปแบบให้สวยงามน่าอ่าน เช่การกำหนดสีพื้น การใส่แรเงา การกำหนดลักษณะและสีของ เส้นตาราง การจัดวางตำแหน่งของตัวอักษร การกำหนดรูปแบบและสีตัวอักษร เป็นต้น

2.      อำนวยความสะดวกในด้านการคำนวณต่าง ๆ เช่น การบวก ลบ คูณ หารตัวเลข และยังมีฟังก์ชั่นที่ใช้ในการคำนวณอีกมากมาย เข่น การหาผลรวมของตัวเลขจำนวนมาก การหา ค่าทางสถิติและการเงิน การหาผลลัพธ์ของโจทย์ทางคณิตศาสตร์ เป็นต้น

3.     สร้างแผนภูมิ (Chart) ในรูปแบบต่าง ๆ เพื่อใช้ในการแสดงและการเปรียบเทียบ ข้อมูลได้หลายรูปแบบ เช่น แผนภูมิคอลัมน์ แผนภูมิเส้น แผนภูมิวงกลม ฯลฯ

4.       มีระบบขอความช่วยเหลือ (Help) ที่จะคอยช่วยให้คำแนะนำ ช่วยให้ผู้ใช้สามารถ ทำงานได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว เช่น หากเกิดปัญหาเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรม หรือสงสัย เกี่ยวกับวิธีการใช้งาน แทนที่จะต้องเปิดหาในหนังสือคู่มือการใช้งานของโปรแกรม ก็สามารถขอ ความช่วยเหลือจากโปรแกรมได้ทันที

5. มีความสามารถในการค้นหาและแทนที่ข้อมูล โดยโปรแกรมจะต้องมี ความสามารถในการค้นหาและแทนที่ข้อมูล เพื่อทำการแก้ไขหรือทำการแทนที่ข้อมูลได้สะดวก และรวดเร็ว

6.       มีความสามารถในการจัดเรียงลำดับข้อมูล โดยเรียงแบบตามลำดับ จาก A ไป Z หรือจาก 1 ไป 100 และเรียงย้อนกลับจาก Z ไปหา A หรือจาก 100 ไปหา 1

7.    มีความสามารถในการจัดการข้อมูลและฐานข้อมูล ซึ่งเป็นกลุ่มของข้อมูลข่าวสาร ที่ถูกรวบรวมเข้าไว้ด้วยกันในตารางที่อยู่ใน Worksheet ลักษณะของการเก็บข้อมูลเพื่อใช้เป็น ฐานข้อมูลมนโปรแกรมตารางงานจะเก็บข้อมูลในรูปแบบของตาราง โดยแต่ละแถวของรายการจะ เป็นระเบียนหรือเรคอร์ด (Record) และคอลัมน์จะเป็นฟิลด์ (Field)

 วิธีการเรียกใช้งาน  Microsoft Office Excel 

เลือกที่ 1. Start > 2. All Programs > 3. Microsoft Office > 4. Microsoft Office Excel 

ก่อนที่จะใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel  ควรเรียนรู้เกี่ยวกับส่วนประกอบของ หน้าต่างโปรแกรมก่อน ทั้งนี้เพื่อให้สามารถเรียกใช้งานโปรแกรมได้ถูกต้อง รวดเร็ว ส่วนประกอบ ของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Excel  มีรายละเอียดดังนี้ ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Excel

หมายเลข 1 ริบบอน (Ribbon) เป็นแท็บที่รวบรวมคำสั่งต่าง ๆ โดยคำสั่งที่จะแบ่งเป็นหมวดหมู่จะถูกเก็บไว้ในแท็บรายชื่อเดียวกันเพื่อให้สะดวก ง่ายต่อการเรียกใช้งาน

1  แถบเครื่องมือมาตรฐาน(Standard Tool Bar)

2  แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ (Formatting Tool Bar)

3  แถบเครื่องมือรูปวาด (Drawing Tool Bar)

หมายเลข 2 แท็บ File (แฟ้ม) เป็นส่วนที่ใช้ในการจัดเก็บคำสั่งการทำงานในโปรแกรม เช่น สร้าง เอกสารใหม่ (New), เปิดเอกสาร (Open), บันทึก (Save) และคำสั่งพิมพ์ (Print) เป็นต้น

หมายเลข 3 แถบเครื่องมือด่วน (Quick Access Toolbar) เป็นส่วนที่ใช้ในการแสดงคำสั่งที่ ใช้งานบ่อย ซึ่งสามารถเพิ่มหรือลบปุ่มคำสั่งได้ตามต้องการ

หมายเลข 4 แถบชื่อเรื่อง (Title Bar) เป็นส่วนที่ใช้แสดงชื่อโปรแกรม และรายชื่อไฟล์ที่กำลังเปิด ใช้งานอยู่

หมายเลข 5 กล่องชื่อ (Name Box) เป็นช่องที่ใช้แสดงชื่อเซลล์ หรือ กลุ่มเซลล์ ที่ใช้งานอยู่ในขณะนั้น

หมายเลข 6 แถบสูตร (Formula Bar) เป็นช่องที่ใช้ป้อนข้อมูลและสูตรคำนวณ หรือแก้ไขข้อมูล แสดงการใช้งานสูตรการคำนวณต่าง ๆ

หมายเลข 7 พื้นที่ทำงาน (Worksheet) เป็นพื้นที่สำหรับแสดงหรือป้อนข้อมูลต่าง ๆ โดยข้อมูลจะถูกเก็บและแสดงอยู่ในช่องเล็ก ๆ ที่เรียกว่า “เซลล์”

หมายเลข 8 ป้ายชื่อชีต (Sheet Tab) เป็นแถบที่ใช้แสดงจำนวน sheet และแสดงชื่อ sheet

หมายเลข 9 แถว (Row) เป็นช่องเซลล์ที่เรียงกันในแนวนอน

หมายเลข 10 คอลัมน์ (Column) เป็นช่องเซลล์ที่เรียงกันในแนวตั้ง

หมายเลข 11 มุมมองเอกสาร (View Shortcuts) เป็นคำสั่งสาหรับกำหนดมุมมองการแสดงผลของเอกสาร

หมายเลข 12 ควบคุม ย่อ / ขยายเอกสาร  (Zoom Controls)  ใช้สำหรับปรับขนาดการแสดงผลย่อ/ขยายหน้าจอ เพื่อให้สามารถทางานได้ง่ายขึ้น - ถ้าต้องการย่อให้ขนาดการแสดงเล็กลงให้เลื่อนไปทางลบ (-)  ถ้าต้องการขยายให้ขนาดการแสดงขนาดใหญ่ขึ้น ให้เลื่อนไปทางบวก (+)

หมายเลข 13 แถบเลื่อน (Scroll Bar) เป็นเครื่องมือชนิดหนึ่งที่ใช้ในการเลื่อนข้อมูลในตำแหน่งที่ ต้องการในกรณีที่พื้นที่การทำงานมีขนาดใหญ่ การใช้งานจะใช้การเลื่อนเอกสารไป ซ้าย - ขวา หรือ เลื่อนขึ้น – ลง

หมายเลข 14 ปุ่มควบคุม (Program Window Controls) เป็นส่วนที่ใช้ควบคุมหน้าต่างโปรแกรม ประกอบด้วย - คำสั่งปิดหน้าต่าง(Close) คือ ใช้ปิดโปรแกรม - คำสั่งขยายหน้าต่าง (Maximize) คือ ใช้ขยายหน้าต่างโปรแกรมให้มีขนาดใหญ่สุด จะปรากฏเมื่อย่อหน้าต่างโปรแกรม - คำสั่งย้อนกลับไปยังขนาดเดิม (Restore) คือ ใช้ปรับขนาดหน้าต่างไปยัง ขนาดเดิม จะปรากฏเมื่อหน้าต่างโปรแกรมแบบไม่เต็มจอภาพ - คำสั่งย่อหน้าต่าง (Minimize) คือ ใช้ย่อหน้าต่างให้มีขนาดเล็กที่สุด

การสร้าง Workbook

ปกติแล้วเมื่อเราเปิด Microsoft Excel  ขึ้นมาจะมี Workbook จำนวน 1 Workbook ซึ่งภายในนั้นจะมี Worksheet จำนวน 3 Worksheet โดยเราสามารถเพิ่ม หรือลบจำนวน Worksheet ได้ในภายหลัง ซึ่งรูปแบบของ Workbook ที่เราต้องการสร้างนั้นมีหลายรูปแบบ ดังนี้

  v Blank and recent : เป็นรูปแบบของเอกสารว่างเปล่า ที่เราต้องจัดรูปแบบเอกสารใหม่เองทั้งหมด  

  v Install Template : เป็นเอกสารถูกเตรียมเนื้อหา และรูปแบบที่จำเป็นให้ไว้บางส่วน เช่น loan

     amortization schedule

  v Microsoft Office Online : เราสามารถดาวน์โหลดรูปแบบเอกสารเพิ่มเติมได้ที่ Microsoft Office Online ซึ่งจะ      มีรูปแบบเอกสารที่เป็นมาตรฐานสวยงามเตรียมไว้ให้เราได้เลือกใช้มากมาย โดยการดาวน์โหลดจำเป็นต้องเชื่อมต่อ        อินเทอร์เน็ตตลอดเวลา

การเปิด Workbook เพื่อใช้งานสามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้ 

  v เปิดผ่าน ปุ่ม Microsoft Office -> Open : เป็นการเปิดไฟล์โดยเลือกตำแหน่งที่เก็บไฟล์

  v เปิดผ่าน ปุ่ม Microsoft Office -> Recent Documents : เป็นการเปิดไฟล์ที่ถูกใช้งานบ่อยๆเมื่อเราเลือกไฟล์ที่        ต้องการแล้ว เรายังสามารถเลือกลักษณะของการเปิดไฟล์ที่ปุ่ม Open ได้ ดังนี้

1. Open : เปิดไฟล์ตามปกติ

2. Open Read-Only : เปิดไฟล์เพื่ออ่านอย่างเดียว

3. Open as Copy : เปิดไฟล์ และทำสำเนา

4. Open in Browser : เปิดไฟล์ในบราวเซอร์

5. Open and Repair : เปิดไฟล์ และซ่อมแซม

  v ดับเบิลคลิกที่ไอคอน : เป็นการเปิดไฟล์ผ่านไอคอนของไฟล์นั้นๆ

การปิด Workbook สามารถปิดผ่าน ปุ่ม Microsoft Office -> Close หรือถ้าหากต้องการปิดโปรแกรม Microsoft Excel  สามารถปิดโปรแกรมได้โดยคลิกที่ปุ่ม Exit Excel หรือปุ่ม X ที่มุมบนขวาของโปรแกรม

การบันทึก Workbook เพื่อนำกลับมาแก้ไข หรือใช้งานในภายหลังนั้นสามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

Save : การบันทึก Workbook ทับไฟล์เดิม แต่หากเป็น Workbook ที่ยังไม่เคยถูกบันทึก จะปรากฏ

ไดอะล็อกบ๊อกซ์ Save As ขึ้นมาแทน

Save As : การบันทึก Workbook เป็นชื่อใหม่ ตำแหน่งใหม่ หรือเปลี่ยนประเภทของไฟล์ใหม่ ซึ่งชนิดของไฟล์ที่สำคัญแต่ละประเภทมีรายละเอียด ดังต่อไปนี้

1. Excel Workbook (xlsx) : ไฟล์ของ Microsoft Excel

2. Excel Macro-Enabled Workbook (xlsm) : ไฟล์ Workbook นี้สามารถใช้งาน Macro ได้

3. Excel 97-2003 Workbook (xls) : ไฟล์ของ Microsoft Excel 97-2003

Worksheet คือ แผ่นงานที่ใช้บันทึกข้อมูลใน Microsoft Excel  มีลักษณะเป็นตารางขนาดใหญ่ซึ่งแต่ละช่องในตารางเราเรียกว่าเซลโดยในส่วนนี้จะอธิบายถึงการทำงาน และจัดการกับ Worksheet และCell ในด้านต่างๆ เช่น การใส่ข้อมูลในเซล การเลือกเซล การจัดการรูปแบบเซล และการจัดการ Worksheet เป็นต้น

การใส่ข้อมูลในเซล  การใส่ข้อมูลในเซลสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Worksheet ที่ต้องการ

2. เลือกเซลที่ต้องการ

3. พิมพ์ข้อความที่ต้องการ

4. กดปุ่ม Enter หรือลูกศรใดๆ

การแก้ไขข้อมูลในเซล  การแก้ไขข้อมูลในเซลสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Worksheet ที่ต้องการ

2. เลือกเซลที่ต้องการ

3. พิมพ์ข้อความที่ต้องการแก้ไข หรือพิมพ์ทับข้อความใน Cell นั้นๆ

4. กดปุ่ม Enter หรือลูกศรใดๆ

การลบข้อมูลในเซล  การลบข้อมูลในเซลสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Worksheet ที่ต้องการ

2. เลือกเซลที่ต้องการ

3. กดปุ่ม Delete หรือปุ่ม Backspace

การเลือกเซล คือ การระบุเป้าหมายว่าเราต้องการทำงานกับเซลใดซึ่งการเลือกเซลนั้นสามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

  v เลือกเซลเดียว : ใช้เมาท์คลิกที่เซลที่ต้องการ หรือใช้ปุ่มลูกศรบนแป้นพิมพ์เลื่อนไปยังเซลที่ต้องการ 

  v เลือกกลุ่มของเซลที่ต่อเนื่อง : ใช้เมาท์คลิกเซลเริ่มต้น และลากเมาท์เพื่อคลุมไปจนถึงเซลสุดท้ายที่ต้องการ หรือใช้         เมาท์คลิกเซลเริ่มต้น กดปุ่ม Shift ค้างไว้ และใช้เมาท์คลิกเซลสุดท้ายที่ต้องการ

  v เลือกกลุ่มของเซลที่ไม่ต่อเนื่อง : เลือกเซลแรก กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้ และเลือกกลุ่มเซลต่อไป สามารถทำเช่นนี้ไปได้           เรื่อยๆ จนได้กลุ่มเซลครบตามที่ต้องการ

การเลือกแถว

เราสามารถเลือกเซลภายในแถวที่ต้องการทั้งหมดได้โดยคลิกที่หมายเลขแถว หรือหากต้องการเลือก

แถวที่ต่อเนื่อง หรือแถวที่ไม่ต่อเนื่องสามารถทำได้เช่นเดียวกับการเลือกเซล คือ การลากเมาท์, การกดปุ่ม

Shift หรือการกดปุ่ม Ctrl และเลือกแถวที่ต้องการเพิ่ม

 การเลือกคอลัมน์

เราสามารถเลือกเซลภายในคอลัมน์ที่ต้องการทั้งหมดได้โดยคลิกที่หัวคอลัมน์ หรือหากต้องการเลือก

คอลัมน์ที่ต่อเนื่อง หรือคอลัมน์ที่ไม่ต่อเนื่องสามารถทำได้เช่นเดียวกับการเลือกเซล คือ การลากเมาท์, การกด

ปุ่ม Shift หรือการกดปุ่ม Ctrl และเลือกคอลัมน์ที่ต้องการเพิ่ม

ประเภทของข้อมูล

ประเภทของข้อมูลที่ใช้ใน Microsoft Excel นั้นมีหลายประเภทขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการใช้งาน ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็นประเภทใหญ่ๆ ได้ 4 ประเภทคือ

ข้อมูลประเภทตัวอักษร (Text)

เป็นข้อมูลที่มีการแสดงผลอยู่ในรูปของตัวอักษร เช่น ชื่อ, นามสกุล, ที่อยู่ หรือตัวเลขที่ไม่ถูกนำมาใช้ทางการคำนวณเช่น หมายเลขบัตรประจำตัวประชาชน, รหัสไปรษณีย์ หรือหมายเลขโทรศัพท์ เป็นต้น โดยข้อมูลชนิดตัวอักษรจะมีลักษณะของข้อมูล ดังนี้

v ประกอบด้วยตัวอักษร (ทั้งภาษาไทย ภาษาอังกฤษ หรือภาษาอื่นๆ) ตัวเลข และอักขระอื่นๆ

v โดยค่าปกติ (Default) ถูกจัดให้ชิดซ้ายของเซลล์ไม่สามารถนำมาคำนวณได้

ข้อมูลประเภทตัวเลข (Number)

เป็นข้อมูลที่มีเฉพาะตัวเลข มีสัญลักษณ์พิเศษทางคณิตศาสตร์ หรือการเงินประกอบ ข้อมูลประเภทนี้สามารถนำมาใช้ในการคำนวณเช่น ราคา, จำนวน หรือคะแนน เป็นต้น โดยจะมีลักษณะของข้อมูล ดังนี้

v ด้วยตัวเลข 0 – 9 หรือมีสัญลักษณ์พิเศษ เช่น + - * / ( ) , $ . E เป็นส่วนประกอบ

v โดยค่าปกติ (Default) ถูกจัดให้ชิดขวาของเซลล์

v โปรแกรมไม่สนใจเครื่องหมาย + และตัวเลข 0 ที่อยู่หน้าสุดของชุดตัวเลข

v ตัวเลขที่ติดค่าลบต้องพิมพ์เครื่องหมาย – ไว้หน้าตัวเลขนั้นหรือมีวงเล็บประกอบ

v ถ้าตัวเลขที่มีเครื่องหมาย % ต่อท้าย ค่าจริงของตัวเลขจะถูกหารด้วย 100 แต่บนจอภาพจะแสดงค่าเหมือนตัวเลขที่พิมพ์เข้าไป

v สามารถพิมพ์ข้อมูลในรูปของ Exponential เช่น 2.5E+04 เท่า 2.5 X 104

v เครื่องหมายจุด (.) ถือว่าเป็นตัวเลขทศนิยม

ข้อมูลประเภทวันที่ (Date)

เป็นข้อมูลที่ลักษณะเป็นวันที่ โดยปกติจะแสดงผลในรูปแบบวันที่สากล คือ ปีคริสตศักราชเสมอ ดังนั้น

การใส่ข้อมูลประเภทนี้ให้เป็นปีพุทธศักราช จำเป็นต้องใส่รูปแบบของปีอย่างสมบูรณ์ ดังตัวอย่าง 03/04/2519

จะหมายถึง วันที่ 3 เดือน เมษายน ปี 2519 หากใส่ข้อมูล 03/04/19 จะหมายถึง วันที่ 3 เดือน เมษายน ปี

1919 แทน

ข้อมูลประเภทเวลา (Time)

เป็นข้อมูลที่ลักษณะเป็นเวลา โดยปกติจะแสดงผลในรูปแบบของ ชั่วโมง : คั่นด้วยเครื่องหมาย :

(Colon) ตามด้วยนาที คั่นด้วยเครื่องหมาย : และวินาทีตามลำดับ แต่หากเมื่อดูที่แถบสูตรจะเห็นเป็นเวลาใน

รูปแบบที่แสดง AM และ PM

  

การจัดการ Worksheet

Microsoft Office Excel 2007 นั้นเมื่อสร้าง Workbook ใหม่ขึ้นมาจะมีจำนวน Worksheet ให้ใช้งานจำนวน 3 Worksheet ซึ่งจำนวน Worksheet ที่ใช้งานในแต่ละงานนั้นอาจมีความจำเป็นไม่เท่ากัน งานบางงานมีความจำเป็นต้องใช้ Worksheet เป็นจำนวนมาก งานบางงานมีความจำเป็นต้องใช้ Worksheet น้อย ดังนั้นเพื่อการจัดการ Worksheet ให้ตรงกับความต้องการมากที่สุด เราควรออกแบบ Workbook ให้มีจำนวน Worksheet ที่เหมาะสมเพียงพอต่อการใช้งาน

การเพิ่ม Worksheet (Insert) การเพิ่ม Worksheet สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

คลิกแท็บ Insert Worksheet ที่ Sheet Tab สุดท้าย หรือทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ตำแหน่งที่ต้องการเพิ่ม Worksheet

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Insert

4. เลือก Worksheet

5. กดปุ่ม OK

การลบ Worksheet (Delete) การลบ Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการลบ

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Delete

การเปลี่ยนชื่อ Worksheet (Rename) การเปลี่ยนชื่อ Worksheet สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

ดับเบิลคลิก Sheet Tab ที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ หรือทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการเปลี่ยนชื่อ

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Rename

การเปลี่ยนสี Worksheet การที่เรากำหนดสีให้ Worksheet สามารถทำให้เราเลือก และค้นหา Worksheet ได้รวดเร็วขึ้นซึ่งการเปลี่ยนสี Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

ดับเบิลคลิก Sheet Tab ที่ต้องการเปลี่ยนสี หรือทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการเปลี่ยนสี

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Tab Color

4. เลือกสีที่ต้องการ

การย้าย หรือคัดลอก Worksheet (Move or Copy) เราสามารถจัดเรียงลำดับของ Worksheet ใหม่ได้ตามต้องการซึ่งการย้าย หรือคัดลอก Worksheet สามารถทำได้หลายวิธี ดังนี้

เลือก Sheet Tab ที่ต้องการ คลิกเมาท์ค้างไว้ และย้ายไปยังตำแหน่งที่ต้องการ หรือทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการย้าย

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Move or Copy

4. เลือกตำแหน่งที่ต้องการ (หากต้องการคัดลอก Worksheet ให้เลือกเครื่องหมายถูกที่หน้า Create a copy)

การซ่อน Worksheet (Hide) การซ่อน Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือก Sheet Tab ที่ต้องการซ่อน

2. คลิกเมาท์ขวา

3. เลือก Hide

การยกเลิกการซ่อน Worksheet (Unhide) การยกเลิกการซ่อน Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. คลิกเมาท์ขวาที่ Sheet Tab ที่ใดๆ

2. เลือก Unhide

3. เลือก Worksheet ที่ต้องการยกเลิกการซ่อน

การแบ่ง Worksheet ในแนวตั้ง และแนวนอน (Split) งานบางประเภทนั้นมีข้อมูลอยู่ใน Worksheet จำนวนมาก บางครั้งมีความจำเป็นต้องแสดงผลข้อมูลของแถว หรือคอลัมน์ที่ห่างกันมากให้แสดงผลภายในหน้าเดียวกันซึ่งเราสามารถทำได้โดยการแบ่ง Worksheet ในแนวตั้ง หรือแนวนอน การแบ่ง Worksheet ในแนวตั้ง และแนวนอนสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือกแถว หรือคอลัมน์ที่ต้องการแบ่งหน้าจอ

2. เลือกแท็บ View

3. เลือกเครื่องมือ Split

4. หากต้องการยกเลิกการแบ่ง Worksheet ให้ดับเบิลคลิกที่เส้นแบ่ง Worksheetแท็บ View เครื่องมือ Split

เส้นแบ่ง Worksheet

การตรึง Worksheet (Freeze Panes) การตรึง Worksheet ทำเพื่อตรึงแถว หรือคอลัมน์ให้แสดงผลคงที่เพื่อง่ายต่อการทำงานกับข้อมูลจำนวนมาก คล้ายกับการแบ่ง Worksheet ซึ่งสามารถทำได้ 3 แบบคือ 

  v Freeze Panes : คือ การตรึงแนวแถวบน และคอลัมน์ทางซ้ายมือของเซลที่เลือกไว้ 

  v Freeze Top Row : คือ การตรึงแถวบนสุด แถวที่ 1 ของ Worksheet 

  v Freeze First Column : คือ การตรึงคอลัมน์แรก หรือคอลัมน์ A ของ Worksheet

การยกเลิกการตรึง Worksheet (Unfreezes Panes)

การยกเลิกการตรึง Worksheet สามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. เลือกแท็บ View

2. เลือกเครื่องมือ Freeze Panes

3. เลือก Unfreeze Panes__